บทบาทของผู้บังคับบัญชา

บทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ของผู้บังคับบัญชา
ROLE, RESPONSIBILTY AND AUTHORITY OF THE BOSS
(มาจากเว็บไซต์แห่งหนึ่ง จำชื่อไม่ได้แล้วครับ ขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้)

ในปัจจุบันนี้ สังคมที่ได้รับการพัฒนาแล้วนั้นเป็นสังคมที่ขึ้นกับภาวะผู้นำความรู้ จินตนาการและความรับผิดชอบของนักบริหารจากสถาบันใหญ่ ๆ ในสังคมแบบนี้การบริหารในส่วนที่เป็นภารกิจ ความรับผิดชอบ และการฝึกปฏิบัติจะเป็นแกนนำที่สำคัญ เพราะเป็นความต้องการและความช่วยเหลือที่จำเป็นทั้ง เป็นวิชาที่ต้องศึกษาและเป็นองค์ความรู้ด้วย

บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ
บทบาท หมายถึง พฤติกรรมของบุคคลที่ถูกผู้อื่นคาดหวังว่าจะต้องแสดงออกให้สอดคล้องเหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่การงานของบุคคลนั้น (WEBER : 1947)
บทบาทการบริหาร หรือ บทบาทของผู้บังคับบัญชานั้น ตามทัศนะของอดิเซส (ADIZES : 1976) เห็นว่าถ้าจะบริหารองค์การให้มีประสิทธิภาพแล้ว จะต้องแสดงบทบาทการบริหาร 4 บทบาทด้วยกันคือ
1. บทบาทในการเสริมสร้าง (PRODUCING)
2. บทบาทในการดำเนินการ (IMPLEMENTING)
3. บทบาทในการเปลี่ยนแปลงพัฒนา (INNOVATING)
4. บทบาทในการหล่อหลอม (INTEGRATING)
บทบาทในการเสริมสร้าง
คาดหวังไว้ว่าทุกวันนี้ไม่ว่าจะเป็นองค์การหรือหน่วยงานใด เรากำลังมองหานักบริหารที่มีความเก่งพร้อมทั้ง 4 ด้าน คือ เก่งคิด เก่งคน เก่งงาน และเก่งข่าวสารข้อมูลเทคโนโลยี คุณสมบัติของผู้ประสบความสำเร็จในบทบาทการเสริมสร้างก็คือ มีความรู้ ความสามารถในงานสาขาที่ปฏิบัตินั้นเป็นอย่างดี เพื่อให้งานสร้างผลผลิตขององค์การเป็นผล บทบาทในการเสริมสร้างเน้นกิจกรรมต่าง ๆ ในอนุระบบเศรษฐกิจ/เทคโนโลยี

บทบาทในการดำเนินการ
คาดหวังไว้ว่าผู้บริหารควรสามารถบริหารบุคคลซึ่งทำงานร่วมกับเขา และแน่ใจว่าบุคคลเหล่านี้สร้างผลผลิตได้ด้วย บทบาทในการดำเนินการนี้ผู้บริหารจะสร้างและกำหนดการประสานงานควบคุม และลงโทษทางวินัย ถ้าผู้บริหารสวมบทบาทผู้ดำเนินการ เขาจะดูว่าระบบได้ดำเนินการไปตามที่ได้ออกแบบกำหนดไว้ บทบาทในการดำเนินงานเน้นอนุระบบบริหาร/โครงสร้าง

บทบาทในการเปลี่ยนแปลงพัฒนา
คาดหวังไว้ว่า เนื่องจากทุกวันนี้สภาพแวดล้อมและเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วตลอดเวลา ผู้บริหารต้องใช้ดุลยพินิจ วินิจฉัย และมีอิสระที่จะตัดสินใจเปลี่ยนแปลงระบบซึ่งดำเนินการอยู่ได้ด้วยตนเอง บทบาทในการเปลี่ยนแปลงพัฒนาเน้นในอนุระบบข่าวสารข้อมูล/การตัดสินใจสั่งการ

บทบาทในการหล่อหลอม
คาดหวังไว้ว่า ผู้บริหารควรสามารถหล่อหลอมคนในองค์การได้นั่นคือ การที่ผู้บังคับบัญชาทำให้ “กลุ่มบุคคลสามารถปฏิบัติงานด้วยตัวเอง โดยมีทิศทางที่ชัดเจนในจิตใจและสามารถเลือกทิศทางในการปฏิบัติงานให้บรรลุความสำเร็จตามเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์การ “การหล่อหลอมเน้นในอนุระบบบุคคล/สังคม”
เอดิเชล อภิปรายว่า เมื่อไรก็ตามที่บทบาทการบริหารบทบาทหนึ่งใน บทบาทถูกละเลยไม่ได้รับการปฏิบัติในองค์การแล้ว มักจะปรากฏว่ามีสิ่งบอกเหตุให้สังเกตได้ว่ารูปแบบการบริหารนั้น เป็นรูปแบบการบริหารที่ผิดหลักการ เอดิเชสได้เน้นว่า ถ้าผู้บังคับบัญชาไม่ได้แสดงบทบาทในด้านการหล่อหลอมแล้ว ผู้บังคับบัญชาเองจะกลายเป็น “ผู้สร้างวิกฤตการณ์” “ผู้ติดอยู่กับระบบราชการ” หรือไม่ก็เป็น “เจ้านายผู้อยู่อย่างโดยเดี่ยว”
บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา
นักวิชาการบริหาร ได้เสนอแนะไว้ว่า บทบาทหน้าที่ผู้บริหารต้องรับผิดชอบ ควรจะครอบคลุมสิ่งต่อไปนี้
1. นักวิเคราะห์สภาพแวดล้อม (ENVIRONME
2. แหล่งข่าว (INFORMATION CENTER)
3. ผู้ตัดสินใจ (DECISION MAKER)
4. นักวางแผน (PLANNER)
5. ผู้จัดสายงาน (ORGANIZER)
6. นักบริหารงานบุคคล (PERSONNEL MANAGER)
7. นักพัฒนา-ฝึกอบรม (DEVELOPER, TRAINER)
8. ผู้นำ (Leader)
9. นักจูงใจ (MOTIVATOR)
11. นักปฏิบัติ (ACTION TAKER)
12. ผู้ควบคุมติดตามผล (CONTROLLER)
13. นักเปลี่ยนแปลง (CHANGE AGENT)

อำนาจและหน้าที่
อำนาจ (POWER) เป็นความสามารถทำให้ผู้อื่นทำในสิ่งที่ท่านต้องการให้เขาทำ อำนาจในความหมายที่แท้จริงนั้น หมายถึง การบังคับควบคุมซึ่งมีลักษณะเป็นการบีบบังคับขู่เข็ญสมบูรณ์แบบ และการบังคับควบคุมซึ่งมีลักษณะเป็นการชักชวนจูงใจ ชี้แนะที่ปราศจากการข่มขู่
อำนาจหน้าที่ (AUTHORITY) เป็นคำที่มีความหมายแคบกว่าคำว่าอำนาจ เว็บเบอร์ (WEBER : 1947) ได้ให้ความนิยมของอำนาจหน้าที่ไว้ว่า “อำนาจหน้าที่เป็นความน่าจะเป็นไปได้ที่คำสั่งบังคับบัญชาเฉพาะ (หรือคำสั่งทุกคำสั่ง) จากแหล่งที่กำหนดจะได้รับการเชื่อฟัง ปฏิบัติตามโดยกลุ่มบุคคลที่ระบุไว้ อำนาจหน้าที่แตกต่างจากอำนาจตรงที่ว่าอำนาจหน้าที่หมายถึง ความถูกต้องตามกฎหมาย (ความชอบธรรม) นั่นคือ อำนาจหน้าที่เป็นอำนาจที่ถูกต้องตามกฎหมายประเภทหนึ่งเลือกของตนเองชั่วคราว และใช้เกณฑ์เอกสาร คำสั่ง หรือสัญญาที่เป็นทางการเป็นพื้นฐานของการเลือก”
ประเภทของอำนาจหน้าที่
อำนาจหน้าที่มีอยู่เมื่อกลุ่มความเชื่อปกติ (มาตรฐาน) ในองค์การระบุว่า การใช้อำนาจนั้นถูกต้องตามกฎหมายนั่นคือ “ถูกต้องและเหมาะสม” เว็บเบอร์ (WEBER : 1947) ได้จัดประเภทของอำนาจหน้าที่ตามแบบที่ถูกต้องตามกฎหมายไว้ 3 ประเภทด้วยกันคือ
1. อำนาจและบารมี (CHARISMATIC AUTHORITY) เป็นการนับถือยกย่องบูชาในตัวบุคคลเป็นพิเศษ เป็นผู้นำด้วยการได้รับความเชื่อถือไว้วางใจเป็นส่วนตัว และได้รับการนับถือบูชาในองค์คุณลักษณะต่าง ๆ ของเขาว่าเป็นลักษณะที่ดีควรยึดถือเป็นแบบอย่าง
2. อำนาจประเพณี (TRADITINOAL AUTHORITY) เป็นความเชื่อถือในความศักดิ์สิทธิ์ของสถานะของบุคคล ซึ่งได้ใช้อำนาจหน้าที่มาแล้วในอดีต ตำแหน่งของอำนาจประเพณีอันศักดิ์สิทธิ์ เป็นตำแหน่งที่ได้รับการเชื่อฟังปฏิบัติตามและบุคคลที่ได้รับตำแหน่งนี้ได้รับอำนาจหน้าที่ซึ่งเป็นมรดกตกทอดมาจากประเพณีในอดีต
3. อำนาจกฎหมาย (LEGAL AUTHORITY) เป็นความเชื่อที่จะต้องปฏิบัติตามกฎหมาย/กฎระเบียบหรือแบบแผน โดยขึ้นอยู่กับความถูกต้องตามกฎหมาย ตำแหน่งและอำนาจหน้าที่ในการปฏิบัติภารกิจ

ฐานอำนาจหน้าที่
โดยทั่วไปฐานอำนาจหน้าที่มี 2 ลักษณะ
1. อำนาจหน้าที่ตามแบบแผน (FORMAL AUTHORITY) ได้ผนึกแน่นอยู่ในองค์การได้ถูกสร้างขึ้นมาอย่างถูกต้องตามกฎหมายเกี่ยวกับตำแหน่ง ๒ ระเบียบข้อบังคับ และกฎเกณฑ์ต่าง ๆ ในการเข้าร่วมอยู่ในองค์การนั้น พนักงานเจ้าหน้าที่จะยอมรับความสัมพันธ์ด้านอำนาจหน้าที่เพราะว่าเขาตกลงเห็นชอบด้วยที่จะออกคำสั่งบังคับบัญชา และเขามีหน้าที่ที่จะต้องเชื่อฟังปฏิบัติตามพื้นฐานอำนาจหน้าที่ตามแบบแผนอยู่บนข้อตกลงสัญญาที่ได้สร้างขึ้นอย่างถูกต้องตามกฎหมายระหว่างองค์การและพนักงานเจ้าหน้าที่
2. อำนาจหน้าที่ในการปฏิบัติภารกิจ (FUNCTIONAL AUTHORITY)
มีแหล่งที่มากมาย ซึ่งรวมถึงอำนาจหน้าที่ด้านความสามารถ อำนาจหน้าที่ด้านบุคคล และความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชา-ผู้ใต้บังคับบัญชา

สรุป
ผู้บังคับบัญชาทุกคนต้องตระหนักในบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ ในงานบริหารของคนและสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิผลและไม่สับสนและควรรู้จักโครงสร้างและขอบเขต อำนาจหน้าที่ของตนเอง คำพูดที่กล่าวว่า “อำนาจหน้าที่เป็นของได้มาโดยยาก แต่การใช้อำนาจหน้าที่ให้ถูกต้องเหมาะสมนั้นนับว่ายากยิ่งกว่า” คงเป็นข้อเตือนนักบริหารหรือผู้บังคับบัญชาทั้งหลายเป็นอย่างดี ข้อสำคัญควรระลึกว่าอำนาจหน้าที่ที่แท้จริงนั้นจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีการยอมรับ และร่วมมือจากผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยเป็นสำคัญ