Mobile Office ที่ได้ไปดูงานมานั้นเป็นแนวคิดของ Mr. Kunio Ushioda ตำแหน่งรองผู้อำนวยการสำนักงาน Corporate Marketing Headquarters (CMH) บริษัท NTT DoCoMo ซึ่งเป็นบริษัทโทรคมนาคมที่ยิ่งใหญ่อยู่ในระดับแนวหน้าของประเทศญี่ปุ่น คุณ Ushioda ได้เริ่มแนวความคิดนี้ในสำนักงานของท่านเมื่อปี พ.ศ. 2546 โดยประยุกต์แนวคิด KM ของ Prof. Nonaka and Dr.Takeuchi , Hitotsubashi Universityที่ทราบกันทั่วไปในชื่อของ SECI Model ซึ่งความรู้เรื่อง SECI Model มีรายละเอียดมาก และต้องใช้เวลาในการทำความเข้าใจ แต่ผู้เขียนจะพยายามนำเสนอแนวคิดดังกล่าวให้สั้น และเข้าใจง่ายที่สุด
ที่กล่าวมาข้างต้นนี้เป็นรูปแบบโดยรวมของ Mobile office ที่คุณ Ushioda ได้จัดขึ้นเพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีการปรึกษาหารือเรื่องงาน และประสานงานร่วมกันได้อย่างใกล้ชิดอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งพนักงาน จะไม่มีที่นั่ง ประจำ หรือนั่งชิดติดกับผู้ร่วมงานคนใดคนหนึ่งตลอดเวลา หรือทุก ๆ วันแต่พนักงานจะสามารถย้ายที่นั่งไปนั่งกับเพื่อนร่วมงานที่ต้องการประสานงาน หรือปฏิบัติงานร่วมกันเฉพาะช่วงเวลาที่ต้องติดต่อประสานงานเท่านั้น และเมื่อเสร็จภาระกิจก็จะย้ายไปนั่งกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นที่จะต้องประสานงานในเรื่องอื่นๆต่อไป สำนักงานนี้จะมีระบบโครงสร้างพื้นฐาน ที่อำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารทั้งในระยะใก้ล และไกล นอกจากนั้นได้มีการ วางกระถางไม้ประดับตกแต่งทั่วสำนักงานทำให้เกิดความร่มรื่น และสำนักงานในแต่ละชั้นของตึกทำงานได้มีการจัดแบ่งส่วนของสำนักงานตามภาระการใช้งานเป็น 4 ส่วนดังนี้
1. Base Zone ซึ่งเป็นเนื้อที่ส่วนใหญ่ของห้องทำงานที่พนักงานจะหมุนเวียนกันมานั่งทำงานเป้นกลุ่มๆตามโต๊ะทำงานที่จัดไว้โต๊ะละ4คน งานส่วนใหญ่จะเป็นการประสานงานปรึกษางาน รวมถึงการวางแผน การปฏิบัติงานร่วมกันซึ่งกิจกรรมดังกล่าว จะก่อให้เกิดกระบวนการ แลกเปลี่ยนทักษะประสบการณ์ซึ่งกันและกันระหว่างพนักงาน
2. Creative Zone เป็นส่วนของสำนักงานที่มักจะจัดให้อยู่ริมหน้าต่าง มีจอพลาสม่า(plasma)ขนาด42นิ้วไว้สำหรับแสดง หรือนำเสนอข้อมูล พื้นที่ในส่วนนี้จะจัดไว้สำหรับการประชุม อย่างเป็นทางการของคณะทำงานกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อระดมสมองหาแนวคิดใหม ่ๆ ส่วนเครื่องคอมพิวเตอ ร์ที่ใช้งานจะเชื่อมต่อกับระบบอินทราเน็ต (Intranet) แบบไร้สาย เพื่ออำนวยความสะดวก ในการสืบค้นข้อมูล และนำเสนอบนจอพลาสม่า ประกอบการประชุมของคณะทำงาน นอกจากนั้นได้มีการใช้ต้นไม้กระถาง วางเรียงเป็นแนว เพื่อกั้นให้เป็นสัดส่วน สำหรับการเป็นห้องประชุมขนาดเล็ก ในลักษณะนี้ และสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบของห้อง ให้เหมาะกับการใช้งาน ได้อย่างรวดเร็ว ตาม ความต้องการ
3. Concentration Zone เป็นส่วนของสำนักงานที่จัดไว้สำหรับการทำงานที่ต้องการ สมาธิในการทำงานมาก เช่น การวางระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ของวิศวกร(system engineers) หรืองานร่างแผนงานโครงการต่างๆ ซึ่งงานเหล่านี้ มักจะเป็นงานที่ต่อเนื่องจากการประชุมระดมสมองในส่วนของ Creative Zone ดังนั้นสำนักงานในส่วนนี้ จะถูกจัดให้เป็นสัดส่วน เฉพาะด้วยผนังแบบเคลื่อนย้ายได้ (Partitions) ไม่สูงมากนัก และมีโต๊ะทำงานเล็กๆ เฉพาะบุคคลพร้อมปลั๊กไฟฟ้า และปลั๊กต่อเข้ากับเครือข่ายคอมพิวเตอร์
4. Refresh Zone เป็นส่วนที่จัดไว้สำหรับเป็นที่พักผ่อนของพนักงาน ซึ่งจะมีที่สูบบุหรี่ พัดลมดูดอากาศ ตู้แช่เครื่องดื่มแบบหยอดเหรียญ และที่อ่านหนังสือพิมพ์ สำนักงาน ในส่วนนี้นอกจากเป็นที่พักผ่อนของพนักงาน แล้วยังเป็นสถานที่ให้พนักงานทุกแผนก ได้พูดคุยทำความรู้จักเพื่อนใหม ่ๆ อย่างไม่เป็นทางการ
นอกจากมีการแบ่งส่วนของสำนักเป็น4ส่วนดังกล่าวข้างต้นแล้วผู้ริเริ่ม Mobile officeได้กำหนดให้พนักงานทุกคน และทุกระดับ จะต้องมีการสร้างโฮมเพจ (Homepages) ของตนเองโดยมีเมนูหลัก 4 เมนูด้วยกันคือ
- เมนู My Home เนื้อหาจะเป็นการแนะนำตนเอง พร้อมทั้งเบอร์โทรศัพท์ e-mail และที่อยู่ที่สามารถติดต่อได้ การนำเสนอข้อมูลนั้นอาจจะมีทั้งภาพ และเสียง ประกอบเนื้อหาที่เป็นข้อความ(Text) ก็ได้
- เมนู My Study จะเป็นการสรุปรายงานผลความสำเร็จของการปฏิบัติงานหรือเทคนิคการแก้ปัญหาต่างๆที่ประสบจากการทำงานของเจ้าของโฮมเพจ เช่น เทคนิคการเจรจาต่อรองกับลูกค้า แนวคิดการดำเนินโครงการ ใหม่ๆ เป็นต้น ซึ่งข้อมูลสารสนเทศเหล่านี้จะนำเสนอไว้เพื่อให้เพื่อนร่วมงานหรือพนักงานในองค์การได้เข้ามาศึกษาเรียนรู้ และหากจะนำแนวคิดต่าง ๆ จะไปใช้งาน ก็ขอให้มีการขออนุญาต จากเจ้าของแนวคิดนั้น ๆ ด้วย
- เมนู Second House เนื้อหาจะเป็นการเล่าประสบการณ์การทำงานในโครงการต่าง ๆ ที่ผ่านมา และนำเสนอความเชี่ยวชาญ ความสามารถของตนเองด้วย
- เมนู Resort House จะมีเนื้อหาเกี่ยวกับงานอดิเรก ความสนใจส่วนบุคคล และครอบครัวของตนเอง เพื่อให้เป็นข้อมูลเบื้องต้นสำหรับเพื่อนใหม่ที่ต้องการจะมาทำความรู้จักและมาพบปะพูดคุยในอนาคต
จุดประสงค์ของการกำหนดให้พนักงานทุกคนมีโฮมเพจของตนเอง นั้น เพื่อต้องการฝึกให้พนักงานมีความรู้ความสามารถในการใช้ ICT และสามารถบริหารจัดการข้อมูลสารสนเทศ ในโฮมเพจได้ด้วยตนเอง สำหรับจุดประสงค์ที่สำคัญที่สุดของการมีโฮมเพจของพนักงานนั้น เพื่อเป็นแหล่งเรียนรู้ ประสบการณ์ซึ่งกันและกัน และเป็นสื่อให้พนักงานในองค์กร ได้ทำความรู้จัก เพื่อนร่วมงานใหม่ๆด้วย สำหรับการควบคุมการเข้ามาใช้งานเว็บไซต์นี้ทางบริษัทจะอนุญาตให้เฉพาะพนักงานขององค์กรเท่านั้น จึงได้กำหนดรหัสผ่านให้พนักงานทุกคน สำหรับการเข้ามา สืบหาข้อมูลในเว็ปไซต์ดังกล่าว
สรุปจุดเด่นของ Mobile Office
1. จะสามารถเพิ่มเนื้อที่ใช้สอยของสำนักงานได้มากขึ้นกว่าเดิม และเกิดประโยชน์สูงสุดในการใช้งาน เนื่องจาก- เปลี่ยนโต๊ะทำงานจากเดิมที่เป็นโต๊ะส่วนบุคคล ไปเป็นโต๊ะทำงานใหญ่ขนาด 4 ที่นั่ง และนั่งทำงานร่วมกัน- ลดการใช้ผนัง Partition กั้นเป็นห้องทำงานของแต่ละบุคคล จึงทำให้สำนักงานโล่ง ขึ้นกว่าเดิมมาก- ลดการใช้ตู้เอกสาร เนื่องจากเอกสารส่วนใหญ่จะถูกจัดเก็บเป็น Digital file ในเครื่องแม่ข่าย (Server)- เนื้อที่ห้องทำงานมีความยึดหยุ่น (Flexible) เนื่องจากสะดวก และคล่องตัวในการปรับเปลี่ยนรูปแบบสำนักงาน ให้สามารถใช้งาน ได้ตามวัตถุประสงค์ได้ทันที เช่น สามารถจัดเป็นห้องประชุม โดยเพียงแต่นำต้นไม้กระถางมากั้นเป็นแนวห้อง และนำจอ พลาสม่า มาติดตั้ง ก็สามารถเป็นห้องประชุมได้แล้ว และเมื่อเลิกใช้งาน ก็สามารถ ปรับเปลี่ยนเป็น Base Zone ได้ทันที- ลดการเดินสายไฟฟ้า สายโทรศัพท์ เพราะการสื่อสารส่วนใหญ่ จะเป็นแบบไร้สาย (Wireless)
2. พนักงานไม่มีโต๊ะทำงานประจำตัว จึงสามารถย้ายที่นั่ง เพื่อทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ตามภาระงาน ที่ต้องทำงานร่วมกัน
3. เป็นสำนักงานที่ลดการใช้กระดาษลงให้น้อยที่สุด จนสุดท้ายจะกลายเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless office) นอกจากนั้นจะช่วยลดการใช้เครื่องถ่ายเอกสารด้วย
4. การใช้การจัดการความรู้ (KM) มาเป็นการจัดสำนักงานนี้ จะช่วยส่งเสริมให้เกิด- การแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Exchange)- ทักษะและประสบการณ์ความรู้เฉพาะตัว (Individual Knowledge)- การใช้ความรู้ร่วมกัน (Knowledge Sharing)- การสร้างสรรค์ความรู้ใหม่ (Knowledge Creation)
5. การประชุมอย่างเป็นทางการจะลดลง เนื่องจากพนักงานจะมีการประชุมหารือตลอดเวลา ในขณะที่นั่งทำงานที่โต๊ะทำงานเดียวกัน
6. ห้องทำงานจะเปิดโล่ง ไม่แออัด และสามารถควบคุมสภาพแวดล้อมของอากาศ กลิ่นไม่พึงประสงค์ และความชื้นในห้องทำงานได้ง่ายขึ้น7. ลดช่องว่าง (gap) ระหว่างพนักงานในองค์กร เพราะแต่ละคนจะมีความคล่องตัวในการเข้ามาพบปะพูดคุย และปรึกษาหารือ ทั้งเรื่องงาน และเรื่องส่วนตัว นอกจากนั้นจะมีโฮมเพจส่วนบุคคลเป็นสื่อกลางให้เกิดสายสัมพันธ์ซึ่งกันและกันด้วย
จากที่ได้นำเสนอเรื่องราวทั้งหมดของ Mobile Office ข้างต้นนี้แล้วจะเห็นว่าหากสำนักงานทั่ว ๆ ไปในขณะนี้ จะปรับเปลี่ยนรูปแบบ สำนักงานให้เป็น Mobile Office นั้นน่าจะอยู่ในวิสัยที่สามารถ ปรับเปลี่ยนได้โดยไม่ยากมากนัก เนื่องจากส่วนใหญ่มีความพร้อมกันอยู่แล้ว ครุภัณฑ์ที่จะหามาเพิ่มเติม ก็จะเป็นเครื่อง Notebook ประจำตัวของพนักงานซึ่งในขณะนี้ส่วนใหญ่พนักงานจะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ PC ใช้งานในสำนักงาน และความสำเร็จอีกประการหนึ่ง ของการจัด Mobile Office นี้ คุณ Ushioda ได้ให้ความเห็นว่าจะต้องมีการวางแผนร่วมกัน ระหว่างพนักงานและผู้บริหารในองค์กร เพื่อให้เกิด การยอมรับ การเปลี่ยนแปลง ร่วมกัน และท่านได้ใช้เวลาเกือบ 1 ปีในการวางแผนและเตรียมการ(ปี พ.ศ. 2546) และเมื่อปรับปรุงสำนักงานเป็น Mobile Office แล้ว จากการสอบถามพนักงาน ได้พบว่า พนักงานต้องใช้เวลา 2-3 เดือน จึงเกิดความเคยชิน และยอมรับ สำนักงานรูปแบบใหม่ คุณ Ushioda ได้เริ่มรูปแบบของ Mobile Office เฉพาะในสำนักงาน CMH ของบริษัท NTT DoCoMo และในสภาพ ปัจจุบันสำนักงานส่วนใหญ่ของญี่ปุ่น ยังจัดอยู่ในรูปแบบเดิมๆ ตาม ที่ได้พบเห็นกันทั่วไป คุณ Ushioda จะขยายแนวความคิด การจัดการ Mobile Office ไปยังสำนักงานอื่นๆอีก ผู้เขียนมีข้อสังเกตว่า สำนักงานโดยทั่วไปมีลักษณะงานที่แตกต่างกันตามวิชาชีพ ดังนั้น Mobile Office จะสามารถจัดได้เหมาะหรือไม่เหมาะในสำนักงานที่ประกอบวิชาชีพใดนั้น น่าจะเป็นประเด็นที่ควรมีการศึกษาเพิ่มเติม เพื่อเป็นแนวคิดในการนำ Mobile Office ไปประยุกต์ใช้งาน
การประยุกต์แนวคิดการจัด Mobile Office มาใช้ในประเทศไทย นั้น น่าจะสามารถปรับเปลี่ยนได้รวดเร็ว และมีความเป็นไปได้สูง ในสำนักงานของ บริษัทเอกชนเพราะมีความคล่องตัวในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง และมีความพร้อมในการจัดโครงสร้างพื้นฐาน (Infrastructure) รองรับรูปแบบสำนักงาน ดังกล่าว และในขณะนี้มีบริษัทเอกชนขนาดใหญ่ของไทยหลายแห่งได้คุ้นเคยกับการประยุกต์แนวความคิด KM มาพัฒนาองค์กร กันอยู่แล้ว และหากจัดสำนักงานเป็นแบบ Mobile Office ก็จะช่วยสนับสนุน ให้การนำ KM มาพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน ได้บรรลุเป้าหมายสูงสุด และรวดเร็วยิ่งขึ้น สำหรับหน่วยงานในภาคราชการนั้นหากพิจารณาแนวคิดของ การจัด Mobile Office โดยทั่ว ๆ ไปแล้ว ก็อยู่ในวิสัยที่สามารถนำมาใช้ ได้ ซึ่งจะมีข้อคิดและข้อสังเกต ดังนี้
1. จะช่วยแก้ปัญหา ข้อจำกัดของพื้นที่สำนักงานราชการ ซึ่งส่วนใหญ่จะมีพื้นที่จำกัด ต้องนั่งทำงานกันอย่างแออัด หากลดการกั้นห้อง เพื่อแบ่งเป็นห้องทำงานเล็กๆมากมาย ตามแนวคิดของ Mobile Office แล้ว จะทำให้สำนักงาน ดูโล่ง ไม่แออัด และสวยงามเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น
2. ช่วยส่งเสริมการทำงานเป็นทีม และเสริมสร้างการนำ KM มาใช้ในองค์กร
3. ความเป็นผู้บังคับบัญชา และผู้ปฏิบัติงาน ยังมีการแบ่งระดับ และชนชั้นค่อนข้างชัดเจน และการยึดถือ ความเป็นเจ้าของพื้นที่ซึ่งนั่งทำงาน ประจำของบุคลากรแต่ละคนมีค่อนข้างสูง สิ่งเหล่านี้อาจจะเป็นปัญหาที่ยากในการรื้อผนังกั้นห้อง และให้ทุกคนมานั่งทำงานโต๊ะเดียวกัน ตามแนวคิดของ Mobile Office
4. การควบคุมการพูดคุยของบุคลากรที่มานั่งใก้ลชิดกัน และทำงานโต๊ะทำงานเดียวกันนั้น คงจะเป็นปัญหาใหญ่ที่ผู้บริหารจะต้องควบคุม ให้พูดคุยปรึกษาหารือกันในเรื่องงานมากกว่าเรื่องส่วนตัว หรือเรื่องอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวกับงาน เพราะหากปล่อยให้คุยกันแต่เรื่องอื่นๆ แล้ว จะทำให้เสียงานได้ทางรัฐบาลได้พยายามกระตุ้นให้หน่วยงานราชการเร่งรัดในการดำเนินการ ปฏิรูประบบราชการ ให้มีประสิทธิภาพ ดังนั้น การประยุกต์ Mobile Office ให้เหมาะสมกับสังคมไทย และการนำ KM มาประยุกต์ใช้ในรูปแบบต่างๆที่นอกเหนือจากการจัดสำนักงาน สิ่งเหล่านี้น่าจะเป็นสิ่งท้าทาย สำหรับการปฏิรูป ระบบราชการของไทย และจะเป็นแนวทางเสริมสร้าง และพัฒนาสังคมไทยให้เป็น สังคมแห่งการเรียนรู้ ต่อไป
บทความโดย เสถียร อุสาหะ
ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสารสำนักงานปลัดกระทรวง
กระทรวงศึกษาธิการ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น