การตรวจสอบการบริหารจัดการทางการเงิน การบัญชี(ตอนที่1)

การบริหารการเงิน การบัญชี ของส่วนราชการ ได้มีการปรับเปลี่ยนจากระบบเดิมมาใช้ระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (GFMIS) เพื่อยกระดับการบริหารงานการเงินการคลังให้เกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผล โดยระบบดังกล่าวประกอบด้วยระบบปฏิบัติงาน 5 ระบบ คือ ระบบงบประมาณ ระบบจัดซื้อจัดจ้าง ระบบการเงินและบัญชี ระบบต้นทุน และระบบบริหารทรัพยากรบุคคล ซึ่งในส่วนของระบบการเงินการบัญชี จะประกอบด้วยระบบงานย่อย 5 ระบบ คือ

1. ระบบเบิกจ่าย (Accounting Payable : AP)
เป็นระบบงานเกี่ยวกับการบันทึกข้อมูลการขอเบิกเงินจากกรมบัญชีกลาง/สำนักงานคลังจังหวัดทั้งที่เป็นเงินงบประมาณและเงินนอกงบประมาณ โดยการขอเบิกเงินจากคลัง ส่วนราชการสามารถขอรับเงินได้ 2 วิธี คือ ให้กรมบัญชีกลางโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของเจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิโดยตรง หรือโอนเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของส่วนราชการเพื่อจ่ายต่อให้กับเจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิ ซึ่งระบบดังกล่าวจะช่วยให้การเบิกจ่ายเงินจากคลังมีความสะดวกรวดเร็วขึ้น โดยการปฏิบัติงานในระบบเบิกจ่ายเงินจะเชื่อมโยงกับระบบจัดซื้อจัดจ้าง และระบบงบประมาณ ซึ่งทำให้สามารถตรวจสอบยอดเงินงบประมาณคงเหลือได้ทันที และเป็นการลดเอกสารการเบิกจ่ายระหว่างส่วนราชการกับกรมบัญชีกลาง/สำนักงานคลังจังหวัด

2. ระบบรับและนำส่งเงิน (Receipt Process : RP)
เป็นระบบงานที่เกี่ยวกับการจัดเก็บและนำส่งเงินรายได้แผ่นดิน รายได้เงินนอกงบประมาณ และเงินงบประมาณเบิกเกินส่งคืน ซึ่งเงินที่จัดเก็บดังกล่าวส่วนราชการจะต้องนำส่งหรือนำฝากคลัง โดยการฝากเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของกรมบัญชีกลางหรือสำนักงานคลังจังหวัด ที่ธนาคารกรุงไทย และดำเนินการบันทึกรับรู้รายได้และการนำส่งเป็นเงินคงคลังหรือเงินฝากคลังแล้วแต่กรณี

3. ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger : GL)
เป็นระบบงานที่เกี่ยวกับการรับข้อมูลจากระบบงานที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ระบบจัดซื้อจัดจ้าง ระบบเบิกจ่าย ระบบรับและนำส่งเงิน และระบบสินทรัพย์ถาวร และอีกส่วนหนึ่งเป็นผลจากการบันทึกบัญชีหรือปรับปรุงรายการบัญชี ซึ่งระบบจะผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องและทำการประมวลผลเมื่อสิ้นวัน/สิ้นเดือน การปิดงวดบัญชีประจำเดือนและประจำปีโดยหน่วยงานสามารถเรียกดูรายงานการประมวลผลทางบัญชี ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง

4. ระบบบริหารเงินสด (Cash Management : CM)
เป็นระบบงานที่เกี่ยวกับการกระทบยอดข้อมูลด้านการรับและนำส่งเงิน และการกระทบยอดข้อมูลการเบิกจ่ายเงิน เพื่อใช้ในการประเมินสภาพคล่องในการบริหารเงินสดของหน่วยงาน ซึ่งจะส่งผลทำให้การบริหารเงินสดของรัฐเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

5. ระบบสินทรัพย์ถาวร (Fixed Asset : FA)
เป็นระบบงานที่เกี่ยวกับการบันทึกและควบคุมสินทรัพย์ในภาพรวมของหน่วยงาน โดยเริ่มจากการสร้างข้อมูลหลักสินทรัพย์ การบันทึกการได้มาของสินทรัพย์ถาวรจากการจัดซื้อจัดจ้าง หรือจากการรับบริจาค การตัดจำหน่ายสินทรัพย์ออกจากบัญชีการประมวลผลสินทรัพย์และการประมวลผลค่าเสื่อมราคาเมื่อสิ้นเดือน/สิ้นปี โดยหน่วยงานสามารถเรียกดูข้อมูลและรายงานที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ได้ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง
ระบบปฏิบัติงานการเงิน การบัญชี ทั้ง 5 ระบบที่กล่าวข้างต้น ทุกระบบมีการปฏิบัติงานที่เชื่อมโยงกัน การนำข้อมูลเข้าระบบจะนำเข้าเพียงครั้งเดียว(Single Entry) และระบบจะบันทึกรายการที่เกี่ยวข้องให้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นส่วนสำคัญของการปฏิบัติงานในระบบ GFMIS จึงอยู่ที่กระบวนการบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ หากการบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบครบถ้วน ถูกต้อง การประมวลผลในระบบงานที่เกี่ยวข้องย่อมถูกต้องด้วย หน่วยงานจึงควรกำหนดให้มีการควบคุมภายในเกี่ยวกับการปฏิบัติงานในระบบ GFMIS เพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงที่จะเกิดจากการปฏิบัติงาน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในการปฏิบัติงาน

ในการตรวจสอบการบริหารจัดการทางการเงิน การบัญชี นอกเหนือจากการตรวจสอบว่าหน่วยรับตรวจปฏิบัติถูกต้องตามกฎหมาย และระเบียบที่กำหนดแล้วผู้ตรวจสอบจะต้องทำการประเมินสภาพแวดล้อมทั่ว ไปของหน่วยรับตรวจทั้งด้านโครงสร้างบุคลากรการมอบหมายงานและการควบคุม กำกับ ดูแลการปฏิบัติงาน รวมทั้งทำการสอบทานระบบการควบคุมภายในเกี่ยวกับการปฏิบัติงานด้านการเงิน การบัญชีของหน่วยรับตรวจ เพื่อวิเคราะห์ว่ามีการปฏิบัติงานในขั้น ตอนใดที่มีจุดอ่อนหรือความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อความมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในการปฏิบัติงาน และความเชื่อถือได้ของรายงานทางการเงิน เพื่อเสนอแนะแนวทางในการกำหนดวิธีการหรือมาตรการการควบคุมภายในที่เหมาะสม ที่จะชวยป้องกันหรือลดความเสี่ยงให้แก่หน่วยรับตรวจ