การตรวจสอบการบริหารจัดการทางการเงิน การบัญชี(ตอนที่2)

ระบบเบิกจ่าย ดำเนินการตรวจสอบใน 3 เรื่อง ดังนี้
1. การควบคุมเงินงบประมาณรายจ่าย
2. การเบิกเงินจากคลัง
3. การรับ-จ่ายเงิน
1. การควบคุมเงินงบประมาณรายจ่าย
เพื่อสอบทานว่า หน่วยรับตรวจสามารถควบคุมการใช้จ่ายเงินงบประมาณที่ได้รับจัดสรรให้ถูกต้อง ตรงตามแผนงบประมาณ ผลผลิต/โครงการ งบรายจ่าย และสามารถทราบยอดคงเหลือของเงินงบประมาณ

แนวการตรวจสอบ
ตรวจสอบว่า หน่วยรับตรวจมีการปฏิบัติ ดังนี้
1. มีการบันทึกควบคุมเงินงบประมาณที่ได้รับในทะเบียนคุมเงินประจำงวดส่วนจังหวัดสำหรับสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา หรือทะเบียนคุมเงินงบประมาณรายจ่ายสำหรับสำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ครบถ้วน ถูกต้องและเป็นปัจจุบันโดยควบคุมแยกตามแผนงบประมาณ ผลผลิต/โครงการ และงบรายจ่าย
2. มีการจัดทำรายงานเงินประจำงวดส่วนจังหวัด หรือ รายงานฐานะเงินงบประมาณรายจ่าย ตามระบบ Manual ส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในระยะเวลาที่กำหนด
3. มีการสอบยันยอดคงเหลือตามรายงานเงินประจำงวดส่วนจังหวัด หรือรายงานฐานะเงินงบประมาณรายจ่าย เปรียบเทียบกับรายงานสถานะการใช้จ่ายงบประมาณตามระบบ GFMIS หากยอดคงเหลือไม่ตรงกันสามารถตรวจสอบได้ว่าเกิดจากสาเหตุใด

2.การเบิกเงินจากคลัง
2.1 การควบคุมการเข้าปฏิบัติงานในระบบ GFMIS ในส่วนของระบบเบิกจ่ายเงินเพื่อสอบทานว่า หน่วยรับตรวจมีการควบคุมการเข้าปฏิบัติงานในระบบGFMIS อย่างเพียงพอเหมาะสม และรัดกุม

แนวการตรวจสอบ
สอบทานการปฏิบัติงานของหน่วยรับตรวจ ว่ามีการปฏิบัติดังนี้
1. มีคำสัง่แต่งตั้งผู้เข้าปฏิบัติงานในระบบ GFMIS เป็นลายลักษณ์อักษรโดยแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างผู้ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลเข้าระบบ และผู้ทำหน้าที่อนุมัติการเบิกจ่ายในระบบ (ปลดบล็อก P1,P2)
2. มีการกำหนดหลักเกณฑ์หรือแนวทางการควบคุมการนำบัตรกำหนดสิทธิการใช้ออกมาใช้งาน รวมถึงการเก็บรักษาบัตร เพื่อป้องกันมิให้ผู้ที่ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องเข้าไปปฏิบัติงานในระบบ GFMIS
3. มีการปฏิบัติเป็นไปตามหลักเกณฑ์หรือแนวทางที่กำหนดหรือไม่

2.2การควบคุมหลักฐานขอเบิก
เพื่อสอบทานว่า หน่วยรับตรวจสามารถควบคุมให้มีการวางเบิกเงินโดยเร็วและมีข้อมูลในการติดตามหากหลักฐานขอเบิกสูญหาย

แนวการตรวจสอบ
ตรวจสอบว่า หน่วยรับตรวจมีการปฏิบัติ ดังนี้
1. มีการบันทึกควบคุมหลักฐานขอเบิกในทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิกครบถ้วน ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
2. มีการตรวจสอบความถูกต้องของหลักฐานขอเบิกและยอดเงินงบประมาณคงเหลือ ก่อนนำหลักฐานขอเบิกเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติการเบิกจ่าย
3. มีการวางเบิกเงินโดยเร็ว ไม่ล่าช้าโดยสุ่มตรวจสอบระยะเวลาที่ใช้ในการวางเบิกเงิน
4. รายการที่วางเบิกทุกรายการมีหลักฐานประกอบการขอเบิกครบถ้วนถูกต้อง

2.3การควบคุมการวางเบิกเงิน
เพื่อสอบทานว่า หน่วยรับตรวจสามารถควบคุมรายการวางเบิกเงินทุกรายการให้มีการวางเบิกถูกต้อง ครบถ้วน ตรงตามหลักฐานขอเบิก และไม่มีการวางเบิกเงินซ้ำซ้อน

แนวการตรวจสอบ
ตรวจสอบว่า หน่วยรับตรวจมีการปฏิบัติ ดังนี้
1. รายการที่วางเบิกทุกรายการมีการบันทึกควบคุมไว้ในทะเบียนคุมเลขที่เอกสารวางเบิก เพื่อควบคุมมิให้มีการบันทึกรายการวางเบิกเงินซ้ำ
2. มีการพิมพ์รายงานการขอเบิกเงินคงคลัง (ZINF_R09 ประเภทเอกสารKA,KB…..) จากระบบ GFMIS และสอบทานรายละเอียดในรายงานฯ เปรียบเทียบกับหลักฐานขอเบิก
3. มีการเสนอรายงานการขอเบิกเงินคงคลัง (ZINF_R09 ประเภทเอกสารKA,KB…..) ให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติในรายงานฯ ก่อนทำการอนุมัติเบิกจ่ายในระบบGFMIS (ปลดบล็อก P1, P2)
4. การอนุมัติเบิกจ่ายในระบบ GFMIS (ปลดบล็อก P1,P2) กระทำโดยผู้มีอำนาจหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น

3. การรับจ่ายเงิน
เพื่อสอบทานว่า การรับจ่ายเงิน มีระบบการควบคุมที่เพียงพอ เหมาะสม ไม่มีการจ่ายเงินก่อนได้รับการโอนเงิน และการจ่ายเงินถูกต้องตรงตัวเจ้าหนี้/ผู้มีสิทธิ มีหลักฐานการจ่ายครบถ้วน ถูกต้องตามที่ระเบียบกำหนด

แนวการตรวจสอบ
ตรวจสอบว่า หน่วยรับตรวจมีการปฏิบัติ ดังนี้
1. กรณีกรมบัญชีกลาง โอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของเจ้าหนี้/ผู้มีสิทธิโดยตรง
1.1 สอบทานรายการขอเบิกว่า มีการโอนเงินเข้าบัญชีเจ้าหนี้/ผู้มีสิทธิครบถ้วน ถูกต้อง ตรงตามหลักฐานขอเบิก โดยตรวจสอบรายงานแสดงการจ่ายเงินเข้าบัญชีของผู้มีสิทธิ (ZAP_RPT506) กับหลักฐานการจ่าย
1.2 มีการพิมพ์รายงานแสดงการจ่ายเงินเข้าบัญชีของผู้มีสิทธิ(ZAP_RPT506) แนบประกอบกับหลักฐานขอเบิก และจัดเก็บตามลำดับการจ่ายในแต่ละวัน

2. กรณีกรมบัญชีกลาง/สำนักงานคลังจังหวัด โอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของส่วนราชการเพื่อจ่ายต่อให้เจ้าหนี้/ผู้มีสิทธิ
2.1 สอบทานการจ่ายเงิน ว่ามีการควบคุม ดังนี้
1) จ่ายเงินตรงตัวเจ้าหนี้/ผู้มีสิทธิ และจำนวนเงินที่จ่ายถูกต้องตรงตามหลักฐานขอเบิก
2) ไม่มีการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้/ผู้มีสิทธิ ก่อนได้รับเงินโอนเงิน โดยตรวจสอบวันที่ที่รับเงินจากรายงานแสดงรายละเอียดสถานะการเบิกจ่าย(ZAP_RPT503) และ Internet Banking เปรียบเทียบกับวันที่จ่ายเงินในต้นขัว้ เช็ค
2.2 สอบทานว่าหน่วยรับตรวจ มีการควบคุมการรับ-จ่ายเงินงบประมาณแต่ละฎีกา โดยจัดทำทะเบียนคุมฎีกาเบิกจ่ายเงิน และบันทึกรายการถูกต้องครบถ้วน เป็นปจั จุบัน สามารถเก็บข้อมูลจากทะเบียนคุมฎีกาเบิกจ่ายเงินจัดทำรายละเอียดฎีกาเงินงบประมาณค้างจ่ายได้
2.3 สอบทานว่ามีการจัดทำรายละเอียดฎีกาเงินงบประมาณค้างจ่ายณ วันสิ้นเดือนและรายละเอียดเงินนอกงบประมาณคงเหลือตามระบบ Manual เปรียบเทียบกับรายงานการขอเบิกเงินที่ได้รับแต่ยังไม่ได้จ่ายเงินให้ผู้ขาย (ZAP_RPT 406 : รายละเอียดฎีกาค้างจ่ายในระบบ GFMIS) กรณีไม่ตรงกันมีการพิสูจน์หาสาเหตุความแตกต่าง
2.4 สอบทานว่าทุกสิ้นเดือนมีการเรียกรายงานติดตามสถานะการอนุมัติเบิก (Y_DEV_80000034) เพื่อตรวจสอบรายการวางเบิกที่ค้างนานและมีการติดตามหาสาเหตุพร้อมทัง้ดำเนินการแก้ไข*** ในการตรวจสอบควรสุ่มตรวจสอบหลักฐานการจ่ายทัง้กรณีจ่ายตรงตาม ข้อ 1และกรณีจ่ายผ่านส่วนราชการตาม ข้อ 2 ว่ามีหลักฐานขอเบิกและใบสำคัญคู่จ่าย ครบถ้วนการจ่ายเงินถูกต้องทุกรายการ พร้อมทัง้มีการประทับตรา “จ่ายเงินแล้ว” ในใบสำคัญคู่จ่ายทุกฉบับ ***

บทความนี้ใช้สำหรับท่านที่จะสอบผอ.เขตครับ (ได้มาจากเว็บไซต์แห่งหนึ่ง ขอขอบคุณมา ณ ที่นี้ด้วยครับ ) ยังมีต่อ