การตรวจสอบการบริหารจัดการทางการเงิน การบัญชี(ตอนที่3)

ระบบรับและนำส่งเงิน

ประเภทของเงินที่ส่วนราชการต้องบันทึกในระบบรับและนำส่งเงิน ได้แก่เงินนอกงบประมาณที่รับจากหน่วยงานอื่น เงินรายได้แผ่นดิน เงินเบิกเกินส่งคืนคลังและเงินรับฝาก ซึ่งมีประเด็นการตรวจสอบ ดังนี้

1. การควบคุมการเข้าปฏิบัติงานในระบบ GFMIS ในส่วนของระบบรับและ่นำส่งเงินเพื่อสอบทานว่าหน่วยรับตรวจมีการควบคุมการเข้าปฏิบัติงานในระบบ GFMISอย่างเพียงพอ เหมาะสมและรัดกุม

แนวการตรวจสอบ
สอบทานการปฏิบัติงานของหน่วยรับตรวจ ว่ามีการปฏิบัติดังนี้
1. มีคำสัง่แต่งตั้งผู้ปฏิบัติงานในระบบ GFMIS เป็นลายลักษณ์อักษร โดยแบ่งแยกหน้าที่อย่างชัดเจน และเหมาะสม ดังนี้
􀁹 ผู้ทำหน้าที่รับและนำส่งเงิน
􀁹 ผู้ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลการรับและนำส่งเงินในระบบ GFMIS
􀁹 ผู้อนุมัติการนำส่งเงินในระบบ GFMIS (ปลดบล็อกP3)
2. สังเกตการเข้าปฏิบัติงานในระบบ GFMIS ว่า ผู้ที่ปฏิบัติงานเป็นบุคคลเดียวกับ ผู้ที่ได้รับแต่งตัง้ตามคำสัง่
2. การควบคุมการรับเงิน - นำส่งเงิน
เพื่อสอบทานว่า การรับและนำส่งเงิน มีระบบการควบคุมที่เพียงพอเหมาะสมสามารถควบคุมเงินแต่ละประเภทที่ได้รับ ให้มีการนำส่ง ครบถ้วน ถูกต้อง ภายในระยะเวลาที่ระเบียบกำหนด

แนวการตรวจสอบ
ตรวจสอบว่า หน่วยรับตรวจมีการปฏิบัติ ดังนี้
1. การควบคุมการรับเงิน
1.1 การรับเงินแต่ละประเภทมีหลักฐานการรับครบถ้วน ถูกต้องตามที่ระเบียบกำหนด เช่น ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น
1.2 การบันทึกรายการรับเงินในระบบ GFMIS มีการพิมพ์รายงานการรับรายได้และนำส่งเงินคงคลัง (ZINF_R09 ประเภทเอกสาร RA, RB…) และสอบทานรายละเอียดในรายงานฯ เปรียบเทียบกับหลักฐานการรับเงิน ว่าถูกต้อง ตรงกัน
1.3 สอบทานว่า มีการจัดทำทะเบียนคุมการรับและนำส่งเงินแต่ละประเภทและมีการบันทึกรายการรับเงินในทะเบียนดังกล่าว ครบถ้วน ถูกต้อง ตรงตามหลักฐานและเป็นปจัจุบัน

2. การควบคุมการนำส่งเงิน
2.1 การนำส่งเงินแต่ละประเภทได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อนนำเงินฝากเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของกรมบัญชีกลาง/สำนักงานคลังจังหวัด ที่ธนาคารกรุงไทยและต้องมีหลักฐานการนำส่งครบถ้วน ถูกต้องตามที่ระเบียบกำหนด ได้แก่ สำเนาใบนำฝากเงิน (Pay in slip) ที่มีเลข Bar code และใบรับเงินของธนาคาร (Deposit receipt)
2.2 การบันทึกรายการนำส่งเงินในระบบ GFMIS มีการพิมพ์รายงานการรับรายได้และนำส่งเงินคงคลัง (ZINF_R09 ประเภทเอกสาร R1, R2…) และสอบทานรายละเอียดในรายงาน ฯ เปรียบเทียบกับหลักฐานการนำส่งว่า ถูกต้อง ตรงกัน
2.3 ผู้มีอำนาจได้ลงนามอนุมัตินำส่งในรายงานการรับรายได้และนำส่งเงินคงคลัง (ZINF_R09 ประเภทเอกสาร R1, R2…) ก่อนทำการอนุมัตินำเงินส่งคลังในระบบ GFMIS (ปลดบล็อก P3)
2.4 การอนุมัตินำเงินส่งคลังในระบบ GFMIS (ปลดบล็อก P3)กระทำโดยผู้มีอำนาจหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น
2.5 สอบทานว่ามีการบันทึกรายการนำส่งในทะเบียนคุมการรับและนำส่งเงิน ถูกต้อง ครบถ้วนตรงตามหลักฐานและเป็นปัจจุบัน
2.6 การนำส่ง/นำฝากเงินแต่ละประเภท เป็นไปตามระยะเวลาที่ระเบียบกำหนด
2.7 สอบทานว่ามีการตรวจสอบสถานะการนำส่งเงินจากรายงานแสดงสถานะเอกสารการนำส่งเงินของส่วนราชการ (ZRP_STATUS) หลังการนำส่งเงินเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของข้อมูลการนำส่งเงิน
2.8 สอบทานว่าทุกสิ้นเดือนมีการพิมพ์รายงานแสดงเงินรายได้แผ่นดินที่จัดเก็บและนำส่งคลัง(ZRP_RPT001) ส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในระยะเวลาที่กำหนด

ระบบบัญชี
การตรวจสอบระบบบัญชีแบ่งเป็น 2 ส่วน คือการตรวจสอบบัญชีตามระบบ Manualซึ่งใช้ควบคุมเงินที่ส่วนราชการรับมาเพื่อจ่ายให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิ และการตรวจสอบบัญชีตามระบบ GFMIS
1. การตรวจสอบบัญชีระบบ Manual
เพื่อสอบทานว่า หน่วยรับตรวจมีการจัดทำบัญชีถูกต้อง ครบถ้วน เป็นปัจจุบันตามระบบบัญชีเกณฑ์คงค้าง และข้อมูลรายงานการเงิน ถูกต้องเชื่อถือได้

แนวการตรวจสอบ
ตรวจสอบว่า หน่วยรับตรวจมีการปฏิบัติ ดังนี้
1. การบันทึกรายการบัญชี ครบถ้วน ถูกต้องตรงตามหลักฐาน และเป็นปัจจุบัน
2. ทุกสิ้นเดือนมีการจัดทำรายงานการเงิน ถูกต้อง ครบถ้วน เป็นปัจจุบันและมีรายละเอียดประกอบรายงาน รวมทั้งมีการวิเคราะห์รายงานการเงินเสนอผู้บริหาร เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการพิจารณาสัง่การ ในประเด็นดังนี้
􀁹 เงินงบประมาณค้างจ่ายเป็นเวลานาน
􀁹 เงินนอกงบประมาณที่ค้างในบัญชีเป็นเวลานาน โดยที่ยังไม่ได้ดำเนินการใดๆ เช่น เงินโครงการต่างๆ
􀁹 ลูกหนี้เงินยืมค้างเกินกำหนด
􀁹 เก็บรักษาเงินสด/เงินฝากธนาคาร เกินวงเงินและอำนาจการเก็บรักษาตามระเบียบ
􀁹 กรณีมีเงินขาด/เกินบัญชี

2. การตรวจสอบบัญชีระบบ GFMIS
เพื่อสอบทานว่า หน่วยรับตรวจมีการบันทึกข้อมูลในระบบ GFMIS ครบถ้วนถูกต้อง

แนวการตรวจสอบ
ตรวจสอบว่า หน่วยรับตรวจมีการปฏิบัติ ดังนี้
1. เมื่อจ่ายเงินให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิเรียบร้อยแล้ว มีการบันทึกรายการจ่ายเงินในระบบ GFMIS ครบถ้วน ถูกต้องตรงตามหลักฐาน
2. มีการบันทึกรายการปรับปรุงบัญชีในระบบ GFMIS ในส่วนของรายการปกติที่ต้องทำการปรับบัญชี รายวัน / รายเดือน / สิ้นปี เช่น ปรับ เพมิ่ / ลด ยอดเงินฝากคลัง ปรับรายการเงินเบิกเกินส่งคืน เพื่อลดยอดค่าใช้จ่าย รายการล้างลูกหนี้เงินยืม ประมวลผล ค่าเสื่อมราคา
3. สอบทานว่า การปรับปรุงแก้ไขกรณีพบข้อผิดพลาดจากการบันทึกรายการในระบบ GFMIS ได้มีการเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติก่อนดำเนินการปรับปรุง โดยสอบทานจากเอกสารการปรับปรุง
4. ทุกสิ้นเดือน มีการตรวจสอบยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภททั่วไป ตามระบบ GFMIS เช่น บัญชีเงินสด เงินฝากธนาคาร เงินฝากคลัง เงินรับฝาก ลูกหนี้เงินยืม ฯลฯ กับเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่อค้นหารายการผิดปกติ
5. มีการตรวจสอบรายงานการเงินจากระบบ GFMIS เปรียบเทียบกับระบบManual เพื่อค้นหารายการผิดปกติ กรณีพบว่าไม่ตรงกัน มีการหาสาเหตุเพื่อทำการแก้ไข หรือไม่
6. สอบทานว่า การปรับปรุงแก้ไขกรณีพบข้อผิดพลาดจากการตรวจสอบบัญชีแยกประเภท และรายงานการเงินตามระบบ GFMIS ได้มีการเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติก่อนดำเนินการปรับปรุง โดยสอบทานจากเอกสารการปรับปรุงรายการ
7. มีการเสนอรายงานการเงินตามระบบ GFMIS ให้ผู้มีอำนาจลงนามรับรองในรายงาน และจัดส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องภายในระยะเวลาที่กำหนด

ระบบควบคุมเงินสด เงินฝากธนาคาร เงินฝากคลัง การเก็บรักษาเงินและการตรวจสอบรับ - จ่ายประจำวัน
1. การควบคุมเงินสด
เพื่อสอบทานว่าเงินสดคงเหลือในมือและเอกสารแทนตัวเงินมีอยู่จริง ครบถ้วนถูกต้อง และสามารถแยกประเภทของเงินได้

แนวการตรวจสอบ
1. ตรวจนับเงินสดคงเหลือในมือ และเอกสารแทนตัวเงิน เปรียบเทียบกับบัญชีแยกประเภทเงินสด และรายงานเงินคงเหลือประจำวันตามระบบ Manual และมีการแยกรายละเอียดของเงินแต่ละประเภทไว้ในช่อง “หมายเหตุ” ของรายงานเงินคงเหลือประจำวัน
2. สอบทานการจัดทำรายละเอียดเงินสดคงเหลือ ณ วันสิ้นเดือนว่าจำนวนเงินถูกต้อง ตรงกับบัญชีแยกประเภทเงินสดตามระบบ Manual และสามารถแยกประเภทของเงินได้

2. การควบคุมเงินฝากธนาคาร
เพื่อสอบทานว่าเงินฝากธนาคารคงเหลือในบัญชีระบบ Manual มีอยู่จริงครบถ้วน ถูกต้อง และสามารถแยกประเภทของเงินได้

แนวการตรวจสอบ
ตรวจสอบว่า หน่วยรับตรวจมีการปฏิบัติ ดังนี้
1. ทุกสิ้นเดือนมีการจัดทำงบเทียบยอดเงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวันทุกบัญชี
2. มีการเปรียบเทียบยอดคงเหลือบัญชีแยกประเภทเงินฝากธนาคาร ตามระบบ Manual กับสมุดคู่ฝากธนาคารประเภทออมทรัพย์และประจำว่า จำนวนเงิน ถูกต้องตรงกัน
3. มีการจัดทำรายละเอียดเงินฝากธนาคารคงเหลือ ณ วันสิ้นเดือนว่าประกอบด้วยเงินประเภทใด จำนวนเท่าใด โดยประเภทและจำนวนเงินถูกต้องตรงกับยอดคงเหลือตามบัญชีแยกประเภทเงินฝากธนาคารแต่ละบัญชี

3. การควบคุมเงินฝากคลัง
เพื่อสอบทานว่า เงินที่ได้นำฝากคลัง มีอยู่จริง ครบถ้วน ถูกต้อง ทั้งจำนวนเงินและประเภทของเงินที่นำฝากคลัง

แนวการตรวจสอบ
ตรวจสอบว่า หน่วยรับตรวจมีการปฏิบัติ ดังนี้
1. มีการจัดทำบัญชีย่อยเงินฝากคลัง เพื่อใช้ควบคุมเงินที่นำฝากคลังแต่ละประเภท
2. มีการสอบทานยอดคงเหลือตามบัญชีแยกประเภทเงินฝากคลังในระบบManual กับยอดรวมของบัญชีย่อยเงินฝากคลังทุกประเภท
3. มีการสอบทานยอดคงเหลือบัญชีย่อยเงินฝากคลังแต่ละประเภทในระบบManual เปรียบเทียบกับรายงานการเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลังตามระบบ GFMIS(ZGL_RPT013)
4. มีการจัดทำรายละเอียดเงินฝากคลังคงเหลือ ณ วันสิ้นเดือน โดยเมื่อรวมเงินฝากคลังทุกประเภทแล้ว จำนวนเงินต้องตรงกับยอดคงเหลือตามบัญชีแยกประเภทเงินฝากคลังตามระบบ Manual

4.การเก็บรักษาเงิน
เพื่อสอบทานการควบคุมการเก็บรักษาเงินว่า มีการเก็บรักษาเงินแต่ละประเภทไม่เกินอำนาจการเก็บรักษา และมีการนำส่งภายในระยะเวลาที่กำหนด

แนวการตรวจสอบ
สอบทานการปฏิบัติงานของหน่วยรับตรวจ โดยพิจารณาว่า1. มีคำสัง่แต่งตัง้คณะกรรมการเก็บรักษาเงินตามระเบียบการเก็บรักษาเงิน พ.ศ. 2551
2. คณะกรรมการเก็บรักษาเงิน ได้ปฏิบัติหน้าที่ตามที่ได้รับมอบหมายเป็นประจำทุกสิ้นวัน
3. วงเงินและระยะเวลาการเก็บรักษาเงินสดและเงินฝากธนาคารแต่ละประเภทเป็นไปตามที่ระเบียบกำหนด

5.การตรวจสอบรับ - จ่ายประจำวัน
เพื่อสอบทานว่า หน่วยรับตรวจจัดให้มีการตรวจสอบรับ-จ่ายประจำวัน เป็นไปตามที่ระเบียบกำหนด

แนวการตรวจสอบ
สอบทานการปฏิบัติงานของหน่วยรับตรวจ โดยพิจารณาว่า1. มีคำสัง่แต่งตั้งผู้ตรวจสอบรับ-จ่ายประจำวัน ทัง้ตามระบบ GFMIS และระบบ Manual ซึ่งอาจเป็นชุดเดียวกันหรือคนละชุดก็ได้
2. ผู้ตรวจสอบรับ-จ่ายประจำวันที่ได้รับแต่งตั้งมีการปฏิบัติหน้าที่ตามที่ได้รับมอบหมาย ดังนี้
2.1 การตรวจสอบตามระบบ GFMIS ทุกสิ้นวันทำการถัดไป มีการตรวจสอบรับ-จ่ายเงินเป็นประจำ
โดยเรียกรายงานจากระบบ GFMIS มาทำการตรวจสอบ ดังนี้
1) รายงานสรุปรายการขอเบิกเงิน (ZAP_RPTW01)ตรวจสอบกับข้อมูลการขอเบิกเงินของส่วนราชการ (ต้นเรื่องหลักฐานขอเบิก)
2) รายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน (ZFI_CASHBAL)เปรียบเทียบกับรายงานเงินคงเหลือประจำวันที่จัดทำตามระบบ Manual

*** การตรวจสอบตาม 1) และ 2) ให้พิจารณาว่า ถูกต้องตามข้อเท็จจริงหรือไม่หากพบข้อผิดพลาดคลาดเคลื่อน ให้ทำการพิสูจน์ยอดก่อนพิมพ์รายงานดังกล่าว เพื่อเสนอหัวหน้าส่วนราชการลงลายมือชื่อรับรองความถูกต้องก่อนเก็บรักษาไว้รอการตรวจสอบ ***

2.2 การตรวจสอบตามระบบ Manualทุกสิ้นวันทำการมีการตรวจสอบ ดังนี้
1) ตรวจสอบรายการรับเงินทุกรายการ ว่าได้นำ มาบันทึกบัญชีเงินสดหรือบัญชีเงินฝากธนาคาร ครบถ้วน ถูกต้อง ตรงตามหลักฐาน
2) ตรวจสอบรายการจ่ายเงินที่บันทึกในบัญชีเงินสดหรือบัญชีเงินฝากธนาคาร ว่ามีหลักฐานการจ่ายครบถ้วน ถูกต้องทุกรายการ

ระบบควบคุมเงินทดรองราชการ
เงินทดรองราชการ เป็นเงินที่กระทรวงการคลังอนุญาตให้ส่วนราชการมีไว้เพื่อทดรองจ่ายในการปฏิบัติราชการได้อย่างรวดเร็ว คล่องตัว หรือกรณีที่มีความจำเป็นต้องใช้เงินแต่ไม่สามารถเบิกเงินงบประมาณได้ทัน ทั้งนี้เพื่อให้การปฏิบัติงานของส่วนราชการมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยให้ทดรองจ่ายตามรายการที่ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยเงินทดรองราชการ พ.ศ. 2547 กำหนด และแยกการควบคุมเงินทดรองราชการออกจากเงินของส่วนราชการ

การตรวจสอบเงินทดรองราชการพิจารณาเป็น 2 ส่วน คือ ในส่วนของการควบคุมเงินและประสิทธิภาพในการบริหารเงิน ดังนี้
1.การควบคุมเงินทดรองราชการ
เพื่อให้มัน่ ใจว่าเงินทดรองราชการมีอยู่จริงครบถ้วน ถูกต้อง และการควบคุมเงินได้ปฏิบัติตามระเบียบกำหนด
แนวการตรวจสอบ
1. สอบทานว่าหน่วยรับตรวจมีการปฏิบัติ ดังนี้
1.1 มีการมอบหมายผู้รับผิดชอบควบคุมเงินทดรองราชการโดยเฉพาะ แยกต่างหากจากระบบบัญชีของส่วนราชการ
1.2 มีการตรวจสอบความถูกต้องของหลักฐานการยืมเงินและใบสำคัญรองจ่ายเสนอขออนุมัติจ่ายเงินทดรองราชการจากผู้มีอำนาจ
1.3 มีการบันทึกรายการในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการครบถ้วน ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
1.4 มีการแต่งตัง้ผู้ตรวจสอบรายการเคลื่อนไหวเงินทดรองราชการในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการกับหลักฐาน
1.5 สอบทานว่าผู้ได้รับแต่งตั้งตรวจสอบรายการเคลื่อนไหวเงินทดรองราชการ ทำหน้าที่ตามที่ได้รับแต่งตัง้เป็นประจำ
1.6 ทุกสิ้นเดือนมีการจัดทำรายงานฐานะเงินทดรองราชการและงบเทียบยอดเงินฝากธนาคาร รวมถึงรายละเอียดลูกหนี้เงินทดรองราชการและรายละเอียดใบสำคัญเงินทดรองราชการ
2. ตรวจนับเงินสดคงเหลือ พิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารคงเหลือ และตรวจสอบหลักฐานลูกหนี้เงินทดรองราชการ ใบสำคัญเงินทดรองราชการ เปรียบเทียบกับยอดเงินคงเหลือแต่ละช่องในทะเบียนคุมเงินทดรองราชการว่าถูกต้อง ตรงกัน

2. การบริหารเงินทดรองราชการ
เพื่อทราบว่าหน่วยรับตรวจมีการบริหารเงินทดรองราชการอย่างมีประสิทธิภาพโดยสามารถนำเงินทดรองราชการหมุนใช้จ่ายในสำนักงานได้รวดเร็วและวงเงินจำนวนสูง

แนวการตรวจสอบ
1.สอบทานว่าหน่วยรับตรวจมีการปฏิบัติ ดังนี้
1.1 มีการกำหนดมาตรการเกี่ยวกับการส่งใช้เงินยืม และแจ้งให้เจ้าหน้าที่ในสำนักงานรับทราบ
1.2 มีการติดตามเร่งรัดลูกหนี้ ให้ส่งใช้เงินยืมภายในระยะเวลาตามระเบียบและมาตรการที่กำหนด
1.3 มีการกำหนดและควบคุมให้ผู้รับผิดชอบรวบรวมหลักฐานใบสำคัญเงินทดรองราชการเสนอขออนุมัติจากผู้มีอำนาจเบิกเงินงบประมาณชดใช้เงินทดรองราชการโดยเร็ว
2. สุ่มตรวจสอบหลักฐานเพื่อพิสูจน์ระยะเวลาที่ใช้ในการเบิกเงินงบประมาณว่าเร็วหรือช้า และเป็นไปตามเวลาที่กำหนดหรือไม่